文 / 賴思菲 顧問

您是否有過這樣的經驗?為了某個人才專案,你和團隊苦心策劃、準備了幾個月,除了收集內部顧客需求,也和數家供應商做了深入溝通,終於備好一份專案計畫。於是,你費了一番功夫跟ceo秘書爭取,終於要到經營會議中寶貴的20分鐘,準備好好向經營層彙報精心設計的專案計畫 。

重要的一刻到來,你娓娓道來說明當初發現這個需求的緣由,試圖讓經營層瞭解整個專案背後發現的問題細節和準備過程。不料,才開始3分鐘講到第二張投影片,ceo就皺著眉頭打斷你的彙報,開始一連串的提問,5分鐘後你帶著沮喪的心情離開會議室,ceo否決了你的建議。你的心情糟透了,過去這段時間花的時間全白費了。

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c級主管向上彙報必須注意的4件事


過去經驗告訴我們,一場成功的簡報,必須是豐富多彩、有乾貨的ppt內容、生動的故事引發聽眾興趣、簡報過程中基本不會有人打斷你的分享、q&a時間也鮮少有人提問,這些都是我們熟悉且行之有年的簡報經驗,為何面對ceo時,一切都失效了?問題出在哪裡?首先,你必須認清高階主管跟公司絕大部分人群非常不同。要想成功影響營運管理層,必須確實掌握和他們溝通的4大成功要素:

要素1:掌握聽眾的狀態

首先,你必須能回答以下問題,誰在會議中聽取你的簡報?他們的職級?他們的會議目的?他們之間目前關係如何?誰會支持你?誰可能反對你?你必須釐清誰是主要決策者,他對你提出的計畫會表達什麼立場,能打動他的是怎樣的方案?另外,與會者中是否有人和你平時關係親近,可作為你的支持者(sponsor),會議前可提醒你溝通策略,會議中萬一有人岔開話題或表現不支持時,他可以助你渡過難關,協助你取得支持。

c級主管通常具備這些特點,聰明、具競爭力、善分析、時間永遠不夠用、必須達成特定績效目標、缺乏職業安全感。在董事會股東面前他們承擔引領企業提高市場價值的重要責任,研究顯示,即使一名ceo上任一年後,該企業的市場價值提高了,仍有25%的機會,他無法繼續穩坐ceo寶座,這說明了為什麼普遍c級領導缺乏職業安全感。一個有趣的調查資料顯示,以一家50億資產的企業為例,如果今天你召集五位c級領導聽取你的簡報,股東需要為這個會議承擔每小時約100萬台幣的成本。現在你應該瞭解短短20分鐘的簡報時間有多麼昂貴,以及為什麼當你在c級領導面前無法快速切入重點,他們會如此沒耐性了。

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要素2:掌握以終為始原則

一位美國ceo曾說過「你有30秒時間引發我的興趣,告訴我今天你為什麼來找我,如果30秒過了你還無法引起我的興趣,我的注意力就會轉移到智慧手機,也代表你失去我了」。準備和c級領導溝通的內容時,一定要把握「以終為始」的策略,開場直接切入問題點儘快說明今天來的主要目的。如果你想獲得財務上的支持,直接提出roi分析,讓c級領導看到投資在你的人才專案上的錢,能為公司帶來哪些好處、解決哪些問題。

其次,跳過那些不必要的細節和故事分享,你不需要準備一大堆的ppt,c級領導期待你和他「溝通問題」,而不是給他上一堂「理論培訓」,通常包含充分資料資料的1-3張ppt就足以讓一個c級領導判斷他要不要支持你的提案。

要素3:以自信的態度進行溝通

準備好「以終為始」的溝通內容後,接下來就看你當天能否成功表現了。能獲得c級領導青睞的員工,一般都是自信、熱情有活力、完全投入工作且掌握具體情況的員工,千萬要避免在他們面前表現自我膨脹、過度圓滑或唱高調的行為。c級領導通常較容易信任且支持有自信員工的提案,這些員工和他溝通時,一定是抬頭挺胸(肢體語言舒展不萎縮)、說話方式輕鬆自在、語氣堅定、音量足、眼神自信地和與會者交會,勇於面對並回應領導的挑戰和質疑。

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要素4:隨時預備好脫稿演出

 一位ceo說「影響我是否對部屬的提案產生興趣,並且願意支持的關鍵,80%來自他的引導技巧,只有20%來自他所準備的溝通內容」。「引導」包含聆聽和即興靈活應變的技巧,例如:員工在陳述專案內容時,是否能細心觀察到與會者的狀態和現場情況,如有必要,他敢說出他的觀察,並勇於面對和處理問題。

和經營層溝通,必須有能力面對以下無法預期的情況,例:溝通時間突然從20分鐘減到5分鐘、興趣缺缺或侃侃而談的領導們、決策者提前離席、主題突然被迫改變、部分主管私下聊天。有能力迎接這些突發狀況,靈活調整應對方式和溝通策略的員工,通常都是取得c級領導支持的常勝軍。

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賴思菲
賴思菲 顧問

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suphy成功輔導與授課的企業橫跨全球與不同產業,能在短時間掌握客戶績效問題,取得企業內部信任,同時整合內、外部資源,設計以「行為改變」為目標的多元解決方案。

本專欄從suphy多年輔導世界500強企業的經驗出發,跳脫教育訓練的舊思維,強調培訓與績效的連結,讓人資與l&d部門,也能是創造商業成功的幕後推手!